La planeación

L A P L A N E A C I O N

CONCEPTOS BÁSICOS

1. PLANIFICAR:

Según el Banco Interamericano de Desarrollo BID, planificar significa anticipar el curso de acción que ha de tomarse con la finalidad de alcanzar una situación deseada. Tanto la definición de la situación deseada como la selección y el curso de acción, forman parte de una secuencia de decisiones y actos que realizados de manera sistemática y ordenada constituyen lo que se denomina el proceso de planificación”.

“La planeación se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir antes de que requiera la acción (Ackoff, 1981).

2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:

Proceso técnico-participativo-reflexivo, por medio del cual se trata de cambiar la realidad en que se encuentran las organizaciones, hacia la mejora continua de sus procesos para lograr impactar a sus beneficiarios.

Otros autores la definen como “el proceso por el cual los miembros guía de una organización prevén su futuro y desarrollan los procedimientos y operaciones necesarias para alcanzarlo”

No es un fin en si misma, es el medio para concretar esfuerzos bajo un marco referencial consensado que motive y movilice a todos los integrantes de la organización. No sólo tiene que ver con la toma de decisiones futuras, está relacionada con la toma de decisiones actuales que afectará a la organización y su futuro

El planeamiento estratégico supone la capacidad para caracterizar la situación actual de la organización, proponer el estado deseado pertinente, evaluar la situación de inicio, establecer un apropiado cronograma y empezar su ejecución.

3. FASES DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

3.1. Planear para Planear

Consiste en prever cómo se realizará la planeación misma, conjunto de decisiones (anteproyecto) que se asumen antes de la iniciación formal del proceso de planeación estratégica.

Para el efecto se deben tener en cuenta elementos como: el aprestamiento organizacional, concitar el interés y la motivación de todos y especialmente de la máxima autoridad de la organización, seleccionar y comprometes a los integrantes del equipo de planeación, implementar un breve y efectivo proceso de formación a toda la organización pero especialmente al equipo de planeación y determinar otros grupos de interés por fuera de la organización a quienes se deben valorar y mantener informados.

3.2. Construcción de los Componentes

3.2.1 Direccionamiento (Razón de Ser-Horizonte organización) Construcción de un marco teórico y de los principios para la acción, que articulan el quehacer organizacional a propósitos comunes de desarrollo institucional.

Contiene opciones y decisiones políticas que definen rumbo

y paraqué de la organización y su articulación con el medio.

3.2.1.1. Misión: Enunciado que describe el propósito de la organización, o la función que intenta ocupar en la sociedad, su quehacer y su razón de ser. Puede ser aportar educación de calidad, combatir una enfermedad, patrocinar grupos de arte, etc. Se recomienda enunciarle mediante una frase clara y significativa.

Un efectivo enunciado contesta a tres preguntas:

· ¿Cuál es el quehacer de la organización? La ocupación se describe en términos funcionales, como el cual se deriva de las necesidades, la misión cambia conforme a las necesidades cambian. Ese cual se orienta paralelamente a los usuarios y al futuro.

· ¿Para quién está la organización en tal ocupación? Algunas organizaciones tienen diferentes clases de usuarios; la pregunta posibilita respuestas que describen a sus usuarios directos o indirectos.

· ¿Cómo completa su función la organización? Aquí la respuesta debe brindar la posibilidad de distinguir a la organización de otras que prestan servicios similares. El como enfatiza su autenticidad o distinción.

3.2.1.2 Visión: Describe hacia donde va la organización. En su construcción y vivencia se realiza el proceso de prever el futuro, a través del cual las personas y/u organizaciones desarrollan para si , un sueño de la condición futura, el cual es suficientemente claro y poderoso como para producir y mantener las acciones necesarias a fin de que se haga realidad. Es la respuesta a la pregunta: ¿Qué queremos que sea la organización en los próximos años?

3.2.1.3. Valores: Los valores organizacionales reflejan el comportamiento de la entidad, son prioridades basadas en la integridad o en elecciones; todas las decisiones administrativas se fundamentan en ellos.

“Son la convicción que los miembros de una organización tienen en cuanto a preferir cierto estado de cosas por encima de otras (la honestidad, la eficacia, la calidad, la confianza)”

Se expresan de manera pública y abierta, actuados de manera repetida, y defendidos cuando van contra el autointerés personal.

Los valores deben ser claros, iguales, compartidos y aceptados por todos los integrantes y niveles de la organización, para que exista un criterio unificado que compacte y fortalezca sus intereses.

3.2.2. Componente Estratégico

“El diseño de la estrategia del quehacer produce una versión concreta y cuantificada del futuro deseado de la organización, los modelos que se desarrollen deben provenir y ajustarse con la misión general creada en la fase anterior del proceso de planeación”

3.2.2.1. Diagnóstico

Proceso analítico que posibilita el conocimiento real de la organización en un momento determinado, para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con la finalidad de solucionar los primeros y aprovechar las oportunidades; su realización supone el reconocimiento de fortalezas y debilidades (matriz DOFA) para reforzar las primeras y disminuir o neutralizar las segundas. Presupone en consecuencia, la recolección de información valida y confiable de todos aquellos aspectos relacionados con la organización, su funcionamiento y su quehacer.

Son tres sus momentos principales:

3.2.2.1.1. Generación de información, con tres aspectos:

§ Forma para la recolección, herramientas y procesos

§ Metodología que sigue dos corrientes, los métodos usados para obtener información desde el usuario (entrevistas, cuestionarios) y los usados para obtenerla desde el investigador (análisis documental y/u observación).

§ Frecuencia con que se recolecta la información, depende de la estabilidad del sistema.

3.2.2.1.2. Organización de la información, con tres aspectos:

§ El diseño de procedimientos para el proceso de la información.

§ El almacenamiento apropiado de los datos.

§ El ordenamiento de la información, de modo que sea fácil de consultar.

3.2.2.1.3. Análisis e interpretación de la información, se separan los elementos básicos de la información y se examinan con el propósito de responder a las cuestiones planteadas al inicio de la investigación.

3.2.2.2. Objetivos Estratégicos

“Son declaraciones que describen la naturaleza, el alcance, el estilo, los ideales y sueños de una organización para el mediano y largo plazo. En conjunto configuran una definición operativa de la visión y cuyo logro permite saber si se alcanzó” “Cada objetivo debe responder las siguientes preguntas: ¿Qué se quiere lograr?, ¿Cuándo se debe lograr?, ¿Cómo se sabrá si se ha logrado?”

“Posibilitan determinar los logros que la organización quiere alcanzar en un plazo determinado para ser consistente con la orientación y propósitos estratégicos definidos en la misión.”

En su formulación deben cumplir con los siguientes requisitos:

Mensurables, comprensibles y congruentes, realistas, jerárquicos, estimulantes, coherentes, alcanzables, motivadores, planeados para el mediano y largo plazo.

3.2.2.3. Estrategias

“Conjunto de ideas, experiencias, percepciones, expectativas, memorias que proveen una guía general para asumir acciones especificas en la búsqueda de fines particulares”.

Búsqueda deliberada de un plan de acción para el logro de los objetivos y el cumplimiento de las metas en la organización.

3.2.2.4. Programas

“Conjuntos organizados coherentes e integrados de actividades, servicios o procesos expresados en un conjunto de proyectos relacionados o coordinados entre si y son de similar naturaleza”, estructurados como componentes de la estrategia para el logro de los objetivos y consecución de las metas.

3.2.2.5. Proyecto

”Conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre si, que se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios para satisfacer necesidades o resolver problemas tras el logro de objetivos y la superación de metas determinadas.

3.2.3. Componente financiero (Plan de inversiones)

Plan de inversiones de mediano y largo plazo que debe incluir las proyecciones de recursos financieros disponibles para la realización de los programas y proyectos previstos; la relación de los recursos reales con que se cuenta posibilita la ejecución de la propuesta estratégica. Un plan sin financiación no tendrá posibilidad de éxito.

3.2.4. Evaluación y seguimiento

Conjunto de actividades, que permiten valorar cuantitativa y cualitativamente los resultados de la ejecución del plan y los programas de mediano plazo.

La comparación de los objetivos formulados inicialmente y cuantificados a través de las metas, con los logros obtenidos a partir de la ejecución del plan permite analizar su eficacia.

4. La Planeación Pública

“La planeación del desarrollo responde a la necesidad personal, institucional, gubernamental o intergubernamental, de intervenir sobre la realidad colectiva con el fin de modificar una determinada situación cambiándola por una mejor; por ello la planeación no transcurre desde el vacío, se soporta ética, filosófica y políticamente y, obedece a concepciones claras del desarrollo.”

La planeación pública, se asume como el conjunto ordenado de decisiones de previsión y de prevención que guía el futuro accionar del gobierno, para encausarlo hacia el éxito. Se expresa en planes, programas y proyectos de desarrollo, que, buscan garantizar la satisfacción de las necesidades básicas de la población.

En términos amplios, los Planes identifican situaciones que deben transformarse, problemas que deben resolverse e intervenciones concertadas que deben financiarse.

5. Los Planes de Desarrollo

Existen varios tipos de Planes, entre ellos:

ü Planes de desarrollo nacional y territorial: Tanto en su contenido, como en su duración corresponden a un período de gobierno.

ü Planes de desarrollo sectorial: Se refieren al desarrollo específico de un sector de la producción o de los servicios. Son en general, una elaboración más acabada de un componente del plan de desarrollo nacional, territorial o local.

ü Planes de desarrollo Institucional: Corresponden al ámbito de una institución u organización específica. A este orden pertenecen los PEI –Proyectos Educativos Institucionales.

ü Planes Indicativos. Son aquellos que fijan derroteros y señalan el horizonte hacia el cual debe dirigirse el sector, una institución u organización, en un período de tiempo más o menos largo. A ellos corresponde el Plan Decenal de Educación, 2006 -2016, conocido como “Pacto Social por el Derecho a la Educación”.

6. El Plan Educativo Municipal – PEM

Hace parte integral del Plan de Desarrollo del respectivo municipio, es una herramienta de planeación educativa que se construye participativamente con la finalidad de concertar adecuadas alternativas de intervención, solución o manejo de problemas priorizados del sector educativo, razón por la cual debe ser liderado por la Alcaldesa o Alcalde Municipal y aprobado por el Honorable Concejo Municipal.

7. Aclaración de Conceptos

Plan: “Hace referencia a las decisiones de carácter general que expresan los lineamientos políticos fundamentales, las prioridades que se derivan de esas formulaciones, la asignación de recursos, las estrategias de acción y el conjunto de medios y acciones para alcanzar los objetivos y metas propuestas”. Es el parámetro técnico-político dentro del cual se enmarcan los programas y proyectos”

Programa: “Hace referencia a un conjunto organizado, coherente e integrado de actividades, servicios o procesos expresados en un conjunto de proyectos relacionados o coordinados entre si y que son de similar naturaleza. Un plan está constituido por un conjunto de programas.

Proyecto: “Conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre si, que se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas.

La diferencia entre un programa y un proyecto radica en la magnitud, diversidad y especificidad del objetivo que se quiere alcanzar o la acción que se va a realizar: si es compleja, habrá de ser un programa con varios proyectos; si es sencilla, un simple o único proyecto podrá desarrollarla”

Actividad: “Es el medio de intervención sobre la realidad, mediante la realización secuencial e integrada de diversas acciones necesarias para alcanzar las metas y objetivos específicos de un proyecto”

Tarea: “Acción que operacionaliza una actividad con un grado máximo de concreción y especificidad”.

Ejemplos: Plan de Servicios Sociales, Programa de Familia e Infancia (como uno de los programas del plan); Proyecto, realización de un campamento de fin de semana; actividad realizar excursión de un día a la montaña próxima; tarea, preparar vestuario y calzado apropiados”.

“Plan de Educación; programa de construcción de edificios escolares; proyecto, construcción edificio para la Escuela Sonrisa Infantil; actividad, levantar la pared del frontis; tarea, colocar un ladrillo”.

Bibliografía:

Goodstein Leonard, Timothy M. Nolan y J.William Pfeiffer; Planeación Estratégica Aplicada, Mc Graw Hill, Bogotá, 1998.

Ander-Egg, Ezequiel y Maria José Aguilar Idàñez, Como elaborar un Proyecto, Lumen/hvmanitas, Buenos Aires, 2005.

Chandler Alfred, Strategy and Structue; MA: Mit Press Cambridge, 1962. Citado en WWW.aula fácil.com

WWW.dimensionempresarial.com Administración y Gerencia. ¿Qué es una meta?

Yescas Domínguez, Oscar; Teoría y método del desarrollo Organizacional; www.monografias.com

Lopez, Carlos; Los Valores Organizacionales si inciden en el desempeño corporativo, Ética Empresarial, 2001; www. Gestiopolis.com

Sánchez Cortés, José Antonio; La importancia del Desarrollo Organizacional en una Institución Pública de Educación Superior; www.eumed.net.com

Pando Sarmiento, Leonardo; Objetivos Estratégicos; www.slideshare.net.com

Secretaría de Educación para la Cultura de Antioquia; Propuesta conceptual, reflexiones y sugerencias metodológicas para la articulación entre los proyectos educativos institucionales y los planes educativos municipales; Medellín, Doc. 2003

Ministerio de Educación Nacional de Colombia; Gestión Estratégica del Sector: Orientaciones e Instrumentos; Guía 27. Bogotá, 2007.